Bakgrunn
Direktoratet så et stort effektiviseringspotensial gjennom automatisering av tjenester og prosesser.
Tidsbesparelser kunne oppnås gjennom:
• bedret samhandling mellom innbyggerne og direktoratet.
• forenklet dialog mellom direktoratets 350 ansatte.
Løsning
I en startfase samarbeidet saksbehandlere hos Utdanningsdirektoratet med konsulenter fra Metafocus. I en workshop over 3 dager ble blant annet følgende aktiviteter gjennomført:
• kartlegging av prosesser / fellesnevnere / gjenbrukbare elementer
• innføring i bruk av DIGIFORMS gjennom faktisk implementering av e-tjeneste
• utnevnelse av superbrukere med kjennskap til kundens arkivløsning
Intern e-tjeneste ‘Egenmelding’
Tjenesten gjøres enkelt tilgjengelig gjennom Direktoratets single sign-on løsning for de ansatte.
Overordnet tjenesteprosess er som følger:
• forhåndsutfylling av skjema gjennom automatisk oppslag på brukeridentitet i internt register (Active Directory)
• bruker fyller i resterende felter og utfører innsending
• data gjøres tilgjengelig nærmeste overordnede for godkjenning
• egenmelding overføres HR avdelingen
Intern Digiforms Server er installert og forberedt på masseproduksjon. Etablering av flere tjenester vil kunne gjøres enda raskere ettersom arkitektur og byggeklosser allerede er implementert.
Resultat
mindre feilregistrering og mangler ved søknader
miljøbesparelser (ett kilo papir utgjør i snitt 1 kilo CO2)
automatisert løsning sparer tid og gir raskere saksbehandling
økt tilgjengelighet gjennom døgnåpen tjeneste